Najprej proces, nato programska oprema
Najdražja napaka je avtomatizirati slab proces. Pred razvojem je treba razumeti, kdo podatke ustvari, kdo jih preveri, kje nastajajo zamude in kateri koraki res dodajo vrednost. Šele nato se odloči, kaj naj ostane človeška presoja in kaj lahko prevzame sistem.
En vir resnice
Ko se isti podatek vodi v preglednici, ERP-ju, e-pošti in osebnem zapisku, nastanejo neskladja. Programska oprema po meri lahko poveže vire in določi primarni zapis. Uporabniku še vedno pokaže zgodovino sprememb, vendar prepreči nekontrolirano razmnoževanje različic.
Integracija namesto prepisovanja
API, podatkovna baza, uvoz strukturiranih datotek ali varna izmenjava sporočil lahko nadomestijo ročno prepisovanje. Pri starejših sistemih je pogosto smiselna vmesna integracijska plast, ki omogoča postopno modernizacijo brez tveganega enkratnega prehoda.
Merljivi učinki
Pred projektom je dobro zapisati izhodišče: koliko časa traja postopek, koliko napak nastane, koliko je ročnih korakov in koliko primerov čaka na obravnavo. Po uvedbi lahko iste kazalnike ponovno izmerimo. Tako avtomatizacija postane poslovna naložba, ne le tehnična zanimivost.
Človek ostane v zanki
Popolna avtomatizacija ni vedno cilj. Pri izjemah, finančnih posledicah ali varnostno pomembnih odločitvah mora biti človek vključen. Sistem naj pripravi podatke, opozori na odstopanja in dokumentira odločitev, ne pa skrije odgovornosti za algoritmom.